Resume Bab IV, MANAJEMEN UMUM

BAB IV

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

·         Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua ini memiliki arti yang sama. Berikut ini merupakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu:

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pengarahan

4.      Pengkoordinasian

5.      Pengawasan

Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan, agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambar tentang:

a.       Apa

b.      Bagaimana

c.       Mengapa dan

d.      Kapan akan dilakukan

Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan.

·         Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah: (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administratif, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisori.

a.       Manajemen Puncak

Sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b.      Manajemen Madya

Meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c.       Manajemen Operasional

Merupakan jenjang yang terendah dan memiliki tugas yang menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis-pertama” (first line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

·         Gerakan Manajemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W. Taylor (1856 – 1915) merupakan salah seoarang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol (1841 – 1945) telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Perancis. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengendalian. Secara umum, ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah:

Prinsip 1:         Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2:         Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip 3:         Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamarkan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4:         Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima macam sekolah yaitu:

1.      Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan pasar. Banyak dari literature klasik ditulis antara Perang Dunia I dengan Perang Dunia II. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

2.      Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi popular dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

3.      Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

4.      Analisis Sistem

Analisis sistem menawarkan sesuatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis sistem ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Dalam pemasaran, misalnya, mengambil keputusan tentang harga memerlukan pertimbangan menyangkut pengaruh pada kesan produk (product image), penjualan unit, jaringan distribusi, dan seterusnya.

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

5.      Manajemen Hasil

Sejak pertama kali ditemukan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) telah semakin popular. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukkan nilai tujuan pelaksanaan.

MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Anggapan yang ada pada MBO ini adalah bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan sesuatu yang penting, bukannya seberapa besar kesibukan mereka.

Mereka yang telah menggunakan program-program MBO percaya bahwa program itu mempunyai manfaat yang pasti. Misalnya, karyawan dalam program tersebut dapat mengkaitkan pelaksanaan kerja pribadi mereka dengan tujuan-tujuan organisasi secara keseluruhan. Di samping itu, program tersebut dapat meningkatkan komunikasi antara bawahan dan atasan.

Adapun keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain:

-          Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

-          MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

-          MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen

-          Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada funsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan. Adapun sifat-sifat lain dari fungsi perencanaan adalah: sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

·         Bentuk-bentuk Perencanaan

a.       Tujuan (Objective): merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (Policy): suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi: merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.

d.      Prosedur: merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang dan menitik-beratkan pada suatu tindakan.

e.       Aturan (rule): suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f.       Program: merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

·         Kegunaan Perencanaan

Kegunaan daripada perencanaan adalah:

a.       Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.

b.      Mengarahkan perhatian pada tujuan.

c.       Memperingan biaya.

d.      Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.

·         Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a.       Menetapkan Tujuan: Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan.

b.      Menyusun anggapan-anggapan (premising): Menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan.

c.       Menentukan berbagai alternatif tindakan: Memilih cara-cara yang sesuai saja, agar tujuan dapat tercapai.

d.      Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih: Dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu dan di sini berlaku prinsip ekonomi.

e.       Mengambil keputusan: Diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

f.       Menyusun rencana pendukung: Walaupun langkah penyusunan perencanaan sudah selesai, namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain.

·         Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional

·         Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat digolongkan menjadi tiga golongan, yakni:

a.       Perencanaan jangka panjang

b.      Perencanaan jangka menengah

c.       Perencanaan jangka pendek

·         Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a.       Sulitnya mencari anggapan secara teliti

b.      Perubahan yang sangat cepat

c.       Kekakuan internal:

-          Kekakuan psikologis

-          Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan

-          Kekakuan sumber daya dan dana

d.      Kekakuan eksternal

e.       Waktu dan biaya

·         Pengambilan Keputusan

a.       Syarat pengambilan keputusan

-          Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

-          Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.

-          Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

b.      Alat pengambilan keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti: (1) operation research, (2) teori probabilitas, (3) linear programming.

Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan di atas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada di dalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah: analisa resiko dan pohon keputusan (decision tree).

PENGORGANISASIAN

Setiap organisasi memiliki tiga komponen poko, yaitu: personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia yang melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-peralatan yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

a.       Hubungan Informal

Yang termasuk hubungan informal ini antara lain: hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan-hubungan di luar tugas/pekerjaannya, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b.      Hubungan Formal

Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:

1)      Tanggung jawab

2)      Wewenang

3)      Pertanggung-jawaban

·         Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

Untuk mengetahui tentang seberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan, maka setelah dibebani dengan tanggung jawab dan diberi wewenang, ia diminta untuk memberikan pertanggung-jawabannya ke arah tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya.

·         Rentangan Kekuasaan

Rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain: latihan dari bawahan, pendelegasian wewenang, perencanaan, dan teknik komunikasi.

·         Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini: didasarkan pada suatu angka, didasarkan pada waktu, didasarkan pada fungsi perusahaan, didasarkan pada luas daerah operasi, didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan, dan didasarkan pada jenis langganan.

·         Karakteristik Struktur Organisasi

Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu: keseimbangan dalam organisasi dan fleksibilitas (kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan yang terjadi).

PENGARAHAN

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang kepada pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah kepada tujuan: makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan: semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.

c.       Prinsip kesatuan komando: sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.

·         Cara-cara Pengarahan

a.       Orientasi: merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

b.      Perintah: merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa: perintah umum dan khusus, perintah lisan dan tertulis, serta perintah formal dan informal.

c.       Delegasi wewenang: bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

·         Komunikasi

a.       Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.

b.      Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.

c.       Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.

d.      Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau symbol.

Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam komunikasi antara lain: komunikasi harus jelas, prinsip integritas, prinsip penggunaan organisasi informal.

·         Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a.       Motivasi positif: merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

b.      Motivasi negatif: merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang.

PENGKOORDINASIAN

·         Prinsip-prinsip Koordinasi

Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut ini, yaitu: prinsip kontak langsung, prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi, dan hubungan timbal balik di antara faktor-faktor yang ada.

·         Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu:

a.       Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b.      Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.mungkin perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat sederhana, menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak begitu banyak. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti: penyusunan kembali rencana baru, menetapkan sasaran target baru, perubahan struktur organisasi, perbaikan cara-cara penerimaan pegawai, dan sebagainya.

·         Langkah-langkah Pengawasan

Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah:

a.       Menciptakan standar

b.      Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar

c.       Melakukan tindakan koreksi

·         Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni:

a.       Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).

b.      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.

c.       Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

d.      Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standar yang digunakan.

e.       Pengawasan harus luwes/fleksibel.

f.       Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

g.      Pengawasan harus ekonomis.

h.      Pengawasan harus mudah dimengerti.

i.        Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.