BAB V
DISAIN dan PERILAKU ORGANISASI
PENGERTIAN ORGANISASI
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu: (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, dan (3) struktur.
ORGANISASI FORMAL dan INFORMAL
· Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Organisasi formal ini dibuat untuk meliputi pekerjaan yang harus dilakukan; memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap (relatif) yang masing-masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah: (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggungjawaban, (4) delegasi, dan (5) koordinasi.
· Organisasi Informal
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban. Namun, oraganisasi informal seringkali dijauhi karena dapat bertentangan dengan perintah-perintah formal, mendapatkan cara-cara yang tidak dapat diterima dalam pelaksanaan tugas, atau dapat menimbulkan perubahan-perubahan dari apa yang sedang dilaksanakan.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat. Informasi yang disampaikan dapat berlebihan, kurang tepat, kurang terpercaya, atau dapat juga terpercaya. Dalam praktek, sistem seperti ini berlangsung membantu sistem komunikasi formal.
· Sentralisasi vs Desentralisasi
Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah (1) bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, (2) cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan (3) memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam. Sedangkan keburukannya antara lain: (1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak, (2) organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan. Sebenarnya semua keputusan penting diambil oleh manajemen puncak.
Organisasi yang Disentralisir
Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah (1) bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, (2) cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan (3) memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.
Sedangkan keburukannya antara lain: (1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak, (2) organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan. Sebenarnya semua keputusan penting diambil oleh manajemen puncak.
Organisasi yang Didesentralisir
Banyak perusahaan besar telah menggunakan desentralisir wewenang manajemen. Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jejaring bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Desentralisir diterapkan dengan alasan yang berbeda. Beberapa perusahaan mendesentralisir pengambilan keputusannya karena mengetahui bahwa kondisi dari pabrik ke pabrik berbeda.
STRUKTUR ORGANISASI dan PENYUSUNANNYA
Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Manajemen menganalisis jabatan-jabatan yang dilakukan. Kemudian, orang dengan minat dan kualifikasi tertentu ditarik untuk memegang jabatan. Koordinasi tentang kegiatan setiap karyawan merupakan tanggung jawab penting yang lain dari manajemen, karena mereka harus ‘kompak’ jika ingin perusahaan beroperasi dengan lancar. Namun, struktur organisasi yang ditentukan dengan baik juga harus mendukung moral karyawan.
· Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu: interaksi kemanusiaan, kegiatan yang terarah ke tujuan, dan struktur. Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.
Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
Wewenang dan Tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.
Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer di samping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. Manajer operasional yang mengarahkan keryawan untuk melakukan tugas-tugas rutin dapat membawahi secara efektif lebih banyak orang.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah: jenis pekerjaan, pelatihan karyawan, kemampuan manajer, dan efektifitas komunikasi.
Manajemen Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi. Pesan-pesan, banyak yang diberikan secara tertulis melalui beberapa jenjang dalam organisasi. Pengirim pesan harus mengetahui siapa penerimanya dan harus yakin bahwa pesan itu ditulis secara jelas serta dapat ditafsirkan secara benar.
Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi, perencana organisasi harus yakin bahwa penunjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, tentu akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.
· Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Perlu sekali untuk membuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan di antara orang-orang yang menjalankan aktivitas dalam suatu organisasi termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Sebenarnya bentuk organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu: organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staff organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.
· Organisasi Garis
a. Kebaikan Organisasi Garis
§ Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
§ Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.
§ Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
§ Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.
b. Keburukan Organisasi Garis
§ Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
§ Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.
§ Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.
· Organisasi Garis dan Staff
Organisasi garis dan staff merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Hubungan langsung antara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis.
a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staff
§ Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya.
§ Staff dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
§ Staff dapat mendidik para petugas.
§ Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staff
§ Kadang-kadang staff tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.
§ Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staff daripada atasannya.
§ Staff dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.
· Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
§ Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keselarasan antara tugas dan keahliannya.
§ Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.
b. Keburukan Organisasi Fungsional
§ Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
§ Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
§ Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
§ Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.
· Organisasi Komite
Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini:
1) Suasananya santai dan bersifat informal.
2) Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
3) Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
4) Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.
5) Keputusan diambil secara konsensus.
6) Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.
7) Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.
a. Kebaikan Komite
§ Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota.
§ Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.
§ Menciptakan koordinasi yang lebih baik.
§ Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.
b. Keburukan Komite
§ Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
§ Keharusan untuk berkompromi.
§ Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.
§ Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.
· Organisasi Matrik
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan sifat yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi di mana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
§ Luwes.
§ Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
§ Memberikan alat inovasi tanpa menggangu struktur organisasi yang ada.
b. Keburukan Organisasi Matrik
§ Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu).
§ Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
§ Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.
PERILAKU KEORGANISASIAN
Bagaimana orang berperilaku dalam organisasi kerja ini menjadi aspek pokok yang dibahas dalam perilaku keorganisasian; jadi bukannya mempelajari bagaimana organisasi itu berperilaku.
Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok-kelompok tersebut akan tetap ada pada setiap peristiwa di dalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa: (1) kebutuhan berkomunikasi, (2) kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta (3) kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu: (1) keakraban satu sama lain, (2) kepentingan bersama, (3) pekerjaan serupa, dan (4) persahabatan.
· Motivasi
Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.
Jenjang Kebutuhan Karyawan
Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu:
1) Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2) Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
Ide Maslow itu tidak menjelaskan semua motivasi manusia pada pekerjaan. Sumbangannya terletak pada konsep hierarki yang dikemukakan. Ia merupakan orang pertama yang menyarankan bahwa jika suatu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi akan muncul. Teori kebutuhan dari Maslow itu telah memberikan dampak pada pendekatan bisnis terhadap motivasi karyawan.
· Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Oleh Musselman dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasan jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
· Kepemimpinan
Kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja” bagi karyawan.
No comments:
Post a Comment